Kontrola pravopisu v e-mailech? Nespoléhejte na ni!
Pracovní e-mailová komunikace už je tak samozřejmá, že o ní řada lidí přestala přemýšlet. Ale i v elektronické korespondenci platí určitá pravidla. Řada přestupků proti zdvořilosti nedělá dobré jméno pisateli ani firmě. Jaké nejčastější prohřešky děláme a jak má tato forma komunikace vypadat? Odpovídá lektorka počítačové školy Gopas Kateřina Vrchotová.
Co nejčastěji dělají lidé špatně?
„Většina lidí při psaní e-mailu nevědomky dělá velké množství chyb, které se velmi špatně napravují. Stále platí, že co je psáno, to je dáno, a mnohdy může chyba v e-mailové komunikaci nadělat velkou neplechu.
Chybou bývá zejména to, že se nepíše oslovení a taky předmět. Nikdy nesmíte zapomínat na to, že e-mailová pošta je vaší osobní vizitkou.“
Možná si ale někdo řekne, že je přece jedno, jak e-mail napíše. Může se pisatel následně dostat do nějakých problémů?
„V případě, že jde o firemní korespondenci, může takový pokažený e-mail přinést velký problém dotyčné firmě. Zdůrazňuji, že pro firemní komunikaci je třeba vždycky používat firemní poštu. Pokud někdo píše soukromou konverzaci, mělo by to být ze soukromé adresy.
V pracovním e-mailu by se měl dodržet jednotný design komunikace. Ten je vždycky součástí nějaké korporátní identity, kterou má každá firma nastavenou.“
Na co bychom si tedy měli dát pozor při e-mailové komunikaci?
„Například na to, aby se odpovídalo všem. Pokud se komunikuje v rámci firmy, často se používají e-maily pro víc lidí. V některých případech je vhodné nebo dokonce nutné zahrnovat veškeré účastníky komunikace do kopie právě pomocí funkce ‚odpovědět všem‘. Udržíte jednotnou linii a žádnému z korespondentů nebudou chybět důležité informace, protože nebude vynechán.“
Do jaké míry se člověk může spolehnout na počítačovou kontrolu pravopisu?
„Určitě se na ni nikdy nespoléhejte. E-mail určený k odeslání si po sobě raději několikrát přečtěte. Z vlastní zkušenosti mohu říct, že čím důležitější je obsah e-mailu, tím víc ho před odesláním zkontrolujte.
Automatická kontrola sice jako pomůcka funguje, ale v databázi nejsou uloženy úplně všechny výrazy. Pokud se stane, že dané slovo program nenajde, často ho opraví a nahradí nejjednodušším podobným termínem. Ten však může mít docela jiný význam. Pokud odešlete takový mail a nezkontrolujete si ho, může se stát, že odešlete zprávu s úplně jiným obsahem, než jste původně zamýšleli.“
